Patientendaten, korrekt verarbeitet.

01Die Kurzfassung

Sie sind Verantwortlicher für die Daten Ihres Patienten. Wir sind Ihr Auftragsverarbeiter. Wir verwenden, was Sie uns senden, nur zur Planung und Fertigung des Falls, den Sie beauftragt haben, wir bewahren es innerhalb der EU auf, wir verwenden es für nichts anderes, und wir löschen es, wenn Sie es uns sagen.

Sie müssen uns den Namen Ihres Patienten nicht senden. Für unsere Arbeit genügt eine Fallreferenz.

02Warum die Rollen wichtig sind

Ein CBCT-Volumen ist ein Gesundheitsdatum — eine besondere Kategorie personenbezogener Daten nach Artikel 9 der DSGVO, strenger geschützt als gewöhnliche personenbezogene Daten. Wenn Sie uns eines senden, muss das Recht wissen, wer darüber entscheidet, was damit geschieht.

Sie sind es. Sie sind der behandelnde Zahnarzt; Sie haben festgestellt, dass die Aufnahme notwendig war, Sie halten das Behandlungsverhältnis, und Sie sind Verantwortlicher. Wir handeln ausschließlich nach Ihren dokumentierten Weisungen, was uns zum Auftragsverarbeiter im Sinne von Artikel 28 macht.

Praktisch bedeutet das dreierlei: Sie sind dafür verantwortlich, dass für die Aufnahme überhaupt eine Rechtsgrundlage besteht; Sie sind dafür verantwortlich, Ihrem Patienten mitzuteilen, dass ein Dentallabor seine Daten im Rahmen der Behandlung verarbeitet; und übt Ihr Patient ein Recht aus, übt er es gegenüber Ihnen aus, nicht gegenüber uns — wobei wir Ihnen bei der Antwort helfen.

03Was Sie vor dem Hochladen tun sollten

• Stellen Sie sicher, dass Ihre eigene Patientenaufklärung das abdeckt. Ihre Praxis-Datenschutzerklärung sollte besagen, dass Bild- und Modelldaten zur Konstruktion einer Bohrschablone an ein Dentallabor oder einen Planungsdienst weitergegeben werden können. Die meisten tun das bereits; prüfen Sie, ob der Wortlaut Labore erwähnt.
• Pseudonymisieren Sie, wo Sie können. Ersetzen Sie den Patientennamen durch Ihre eigene Fallreferenz. DICOM-Header enthalten regelmäßig den vollen Namen, das Geburtsdatum und mitunter die nationale Versichertennummer — kann Ihre Software beim Export anonymisieren, nutzen Sie das. Wir arbeiten problemlos allein mit einer Referenz.
• Senden Sie nur, was der Fall braucht. Ein Volumen des gesamten Kiefers, die Modelle, der Biss und die relevanten Fotos. Nicht die gesamte Patientenakte.
• Fragen Sie uns nach dem Auftragsverarbeitungsvertrag falls Ihre Praxis einen zu den Akten braucht. Siehe Abschnitt 10.

Senden Sie doch identifizierende Angaben, ist das kein Problem — wir behandeln sie unter denselben Bedingungen. Es sind schlicht mehr Daten, als wir brauchen.

04Was wir damit tun

Ausschließlich das Folgende, denn das sind die Weisungen, die der Auftrag uns gibt:

• das Volumen segmentieren und mit Ihren Oberflächenscans registrieren;
• eine prothetisch geführte Implantat- oder Osteotomieplanung erstellen;
• diese Planung für Sie zur Prüfung und schriftlichen Freigabe bereitstellen;
• die Schablone und das zugehörige Protokollblatt konstruieren und fertigen;
• die Herstellungsdokumentation aufbewahren, zu der wir als Hersteller einer Sonderanfertigung gesetzlich verpflichtet sind.

Wir nutzen Falldaten nicht zum Training von Software, wir nutzen sie nicht für Marketing, und wir veröffentlichen keine Bilder aus einem Fall — nicht anonymisiert, nicht in einem Vortrag, nicht auf dieser Website —, es sei denn, Sie haben es uns schriftlich gestattet und bestätigt, dass Ihr Patient eingewilligt hat.

05Wohin sie physisch gehen

• Unser eigener Server oder unser eigener geschäftlicher Cloud-Speicher. Uploads landen entweder in einem Verzeichnis auf unserem Server, das nicht ins Web ausgeliefert wird, oder in unserem eigenen Microsoft 365-Tenant (OneDrive for Business), der vertraglich an die Europäische Union gebunden und durch Microsofts Datenschutznachtrag sowie die EU-Datengrenze abgedeckt ist. Welches von beiden verwendet wird, hängt von der Größe des Falls ab. An beiden Orten liegen die Dateien an einem Ort, der nicht durch Erraten einer URL erreichbar ist, und nur namentlich benannte Mitglieder unseres Teams können sie öffnen.
• Kein privates Filesharing-Konto. Wir leiten Falldateien nicht über private Dropbox-, Consumer-OneDrive-, Consumer-Google-Drive- oder WeTransfer-Konten, und wir bitten Sie, dies ebenfalls zu unterlassen. Ein durch einen Auftragsverarbeitungsvertrag geregelter Geschäftstenant und ein privates Cloud-Konto sind rechtlich nicht dasselbe, so ähnlich sie auf dem Bildschirm auch aussehen mögen.
• Die Planungsplattform für diesen Fall — SMOP (Schweiz), R2GATE (Republik Korea), coDiagnostix oder 3Shape (Dänemark). Sowohl die Schweiz als auch die Republik Korea sind von Angemessenheitsbeschlüssen der Europäischen Kommission erfasst, sodass die Übermittlung rechtlich wie eine Übermittlung innerhalb der EU behandelt wird.
• Sonst nirgends. Die Fertigung erfolgt im eigenen Haus.

06Unterauftragsverarbeiter

Die untenstehenden Parteien können Falldaten in unserem Auftrag verarbeiten. Wir sagen Ihnen Bescheid, bevor wir eine neue hinzufügen, damit Sie widersprechen können, wenn Ihre eigenen Vereinbarungen das verlangen.

07Sicherheitsmaßnahmen

• Übertragungen zum Upload-Endpunkt sind während der Übertragung verschlüsselt (TLS).
• Dateien werden außerhalb des öffentlichen Web-Roots gespeichert, in einem Fallverzeichnis mit zufälligem Namen, sodass keine Datei durch Erraten einer URL erreichbar ist.
• Es werden nur zulässige Dateitypen angenommen, und jeder Upload wird Stück für Stück auf die Größe geprüft.
• Der Zugriff ist auf die namentlich genannten Teammitglieder beschränkt, die an Fällen arbeiten.
• Falldaten werden nicht auf private Geräte oder Consumer-Cloud-Speicher kopiert.

08Wie lange wir Falldaten aufbewahren

• Hochgeladene Rohaufnahmen und Modelle — werden aufbewahrt, solange der Fall aktiv ist, und für 12 Monate nach Lieferung, damit eine Änderung, eine Neuanfertigung oder eine Rückfrage bearbeitet werden kann, ohne Sie um das erneute Senden mehrerer Gigabyte zu bitten. Danach gelöscht.
• Die Planung und die Herstellungsdokumentation — die Konstruktionsdatei, die freigegebene Planung und die Produktdokumentation werden mindestens zehn Jahre nach Lieferung der Schablone aufbewahrt, weil Regulation (EU) 2017/745 vom Hersteller einer Sonderanfertigung die Aufbewahrung dieser Dokumentation verlangt.
• Auf Anfrage früher. Als Verantwortlicher können Sie uns jederzeit anweisen, Falldaten zu löschen, und wir tun es, außer dort, wo die oben genannte Produktdokumentation gesetzlich aufbewahrt werden muss. Fragen Sie, und wir bestätigen Ihnen schriftlich, was gelöscht und was aufbewahrt wurde.

09Wenn etwas schiefgeht

Werden wir auf eine Verletzung des Schutzes Ihrer Falldaten aufmerksam, benachrichtigen wir Sie unverzüglich und geben Ihnen, was Sie für Ihre eigene Bewertung brauchen — was betroffen war, wann, wie viele Patienten und was wir unternommen haben. Wir benachrichtigen Sie, denn als Verantwortlicher liegt die 72-Stunden-Meldepflicht gegenüber der Aufsichtsbehörde bei Ihnen, nicht bei uns.

10Der Auftragsverarbeitungsvertrag

Artikel 28 der DSGVO verlangt, dass das Verhältnis zwischen Verantwortlichem und Auftragsverarbeiter auf einem schriftlichen Vertrag beruht. Besonders viele Praxen in Deutschland und den Niederlanden wollen einen solchen vorliegen haben, bevor sie einen ersten Fall senden, und ihre Praxisauditoren fragen danach.

Wir haben einen bereitliegen. Fragen Sie unter info@digitalguides.eu und wir senden ihn zur Unterschrift — das dauert einen Tag, nicht einen Monat, und er muss nicht verhandelt werden, bevor Sie uns einen Testfall senden, denn diese Seite beschreibt bereits die darin enthaltenen Bedingungen.