Δεδομένα ασθενών, με σωστό χειρισμό.

01Η σύντομη εκδοχή

Εσείς είστε ο υπεύθυνος επεξεργασίας των δεδομένων του ασθενούς σας. Εμείς είμαστε ο εκτελών την επεξεργασία για λογαριασμό σας. Χρησιμοποιούμε ό,τι μας στέλνετε μόνο για να σχεδιάσουμε και να κατασκευάσουμε το περιστατικό που ζητήσατε, τα κρατάμε εντός ΕΕ, δεν τα χρησιμοποιούμε για τίποτα άλλο, και τα διαγράφουμε όταν μας το πείτε.

Δεν χρειάζεται να μας στείλετε το όνομα του ασθενούς σας. Ένας κωδικός αναφοράς περιστατικού αρκεί για να δουλέψουμε.

02Γιατί έχουν σημασία οι ρόλοι

Ένας όγκος CBCT είναι δεδομένα υγείας — ειδική κατηγορία δεδομένων προσωπικού χαρακτήρα κατά το Άρθρο 9 του GDPR, που προστατεύεται αυστηρότερα από τα συνήθη προσωπικά δεδομένα. Όταν μας στέλνετε έναν, ο νόμος πρέπει να γνωρίζει ποιος αποφασίζει τι γίνεται με αυτόν.

Εσείς. Εσείς είστε ο θεράπων κλινικός· εσείς κρίνατε ότι η σάρωση ήταν αναγκαία, εσείς έχετε τη θεραπευτική σχέση, και εσείς είστε ο υπεύθυνος επεξεργασίας. Εμείς ενεργούμε πάντοτε μόνο βάσει των τεκμηριωμένων εντολών σας, κάτι που μας καθιστά εκτελούντες την επεξεργασία κατά την έννοια του Άρθρο 28.

Πρακτικά, αυτό σημαίνει τρία πράγματα: εσείς είστε υπεύθυνοι για το ότι υπάρχει εξαρχής νόμιμη βάση για τη λήψη της απεικόνισης· εσείς είστε υπεύθυνοι να ενημερώσετε τον ασθενή σας ότι ένα οδοντοτεχνικό εργαστήριο θα επεξεργαστεί τα δεδομένα του στο πλαίσιο της θεραπείας· και αν ο ασθενής σας ασκήσει κάποιο δικαίωμα, το ασκεί έναντι εσάς, όχι έναντι εμάς — αν και θα σας βοηθήσουμε να απαντήσετε.

03Τι πρέπει να κάνετε πριν ανεβάσετε τα αρχεία

• Φροντίστε η δική σας ενημέρωση προς τον ασθενή να το καλύπτει. Η ενημέρωση απορρήτου του ιατρείου σας θα πρέπει να αναφέρει ότι τα δεδομένα απεικόνισης και μοντέλων ενδέχεται να κοινοποιούνται σε οδοντοτεχνικό εργαστήριο ή υπηρεσία σχεδιασμού με σκοπό τη σχεδίαση χειρουργικού οδηγού. Οι περισσότερες ήδη το κάνουν· ελέγξτε ότι η διατύπωση αναφέρει τα εργαστήρια.
• Ψευδωνυμοποιήστε όπου μπορείτε. Αντικαταστήστε το όνομα του ασθενούς με τον δικό σας κωδικό αναφοράς περιστατικού. Οι κεφαλίδες DICOM φέρουν κατά κανόνα το πλήρες όνομα, την ημερομηνία γέννησης και ενίοτε τον αριθμό μητρώου υγείας — αν το λογισμικό σας μπορεί να ανωνυμοποιεί κατά την εξαγωγή, χρησιμοποιήστε το. Ένας κωδικός αναφοράς και μόνο μάς αρκεί για να δουλέψουμε.
• Στείλτε μόνο ό,τι χρειάζεται το περιστατικό. Όγκος ολόκληρης της γνάθου, τα μοντέλα, η σύγκλειση και οι σχετικές φωτογραφίες. Όχι ολόκληρος ο φάκελος του ασθενούς.
• Ζητήστε μας τη σύμβαση επεξεργασίας αν το ιατρείο σας χρειάζεται να την έχει στο αρχείο του. Δείτε την ενότητα 10.

Αν τελικά στείλετε στοιχεία ταυτοποίησης, δεν υπάρχει πρόβλημα — τα χειριζόμαστε υπό τους ίδιους όρους. Απλώς είναι περισσότερα δεδομένα από όσα χρειαζόμαστε.

04Τι κάνουμε με αυτά

Αυστηρά και μόνο τα εξής, επειδή αυτές είναι οι οδηγίες που μας δίνει η παραγγελία:

• κατατμούμε τον όγκο και τον συνταυτίζουμε με τις επιφανειακές σας σαρώσεις·
• παράγουμε προσθετικά καθοδηγούμενο σχεδιασμό εμφυτευμάτων ή οστεοτομίας·
• δημοσιεύουμε αυτόν τον σχεδιασμό σε εσάς για έλεγχο και γραπτή έγκριση·
• σχεδιάζουμε και κατασκευάζουμε τον οδηγό και το σχετικό φύλλο πρωτοκόλλου·
• διατηρούμε τον φάκελο κατασκευής που υποχρεούμαστε από τον νόμο να τηρούμε ως κατασκευαστές προϊόντος επί παραγγελία.

Δεν χρησιμοποιούμε δεδομένα περιστατικών για την εκπαίδευση λογισμικού, δεν τα χρησιμοποιούμε για προώθηση, και δεν δημοσιεύουμε εικόνες από περιστατικό — ούτε ανωνυμοποιημένες, ούτε σε διάλεξη, ούτε σε αυτόν τον ιστότοπο — εκτός αν μας έχετε δώσει γραπτή άδεια και έχετε επιβεβαιώσει ότι ο ασθενής σας συναίνεσε.

05Πού πάνε φυσικά

• Ο δικός μας διακομιστής, ή ο δικός μας επιχειρησιακός χώρος αποθήκευσης στο cloud. Οι μεταφορτώσεις καταλήγουν είτε σε κατάλογο του διακομιστή μας που δεν εξυπηρετείται στο διαδίκτυο, είτε στον δικό μας χώρο Microsoft 365 (OneDrive for Business), ο οποίος είναι συμβατικά δεσμευμένος στην Ευρωπαϊκή Ένωση και καλύπτεται από το παράρτημα προστασίας δεδομένων της Microsoft και το Όριο Δεδομένων της ΕΕ. Ποιο από τα δύο χρησιμοποιείται εξαρτάται από το μέγεθος του περιστατικού. Και στις δύο περιπτώσεις τα αρχεία βρίσκονται σε θέση που δεν προσπελαύνεται μαντεύοντας μια διεύθυνση URL, και μόνο συγκεκριμένα, ονομαστικά μέλη της ομάδας μας μπορούν να τα ανοίξουν.
• Όχι λογαριασμός καταναλωτικού διαμοιρασμού αρχείων. Δεν διακινούμε αρχεία περιστατικών μέσω προσωπικών λογαριασμών Dropbox, καταναλωτικού OneDrive, καταναλωτικού Google Drive ή WeTransfer, και σας ζητούμε να μην το κάνετε ούτε εσείς. Ένας επιχειρησιακός χώρος που διέπεται από σύμβαση εκτέλεσης επεξεργασίας και ένας προσωπικός λογαριασμός cloud δεν είναι νομικά το ίδιο πράγμα, όσο κι αν μοιάζουν στην οθόνη.
• Η πλατφόρμα σχεδιασμού για το συγκεκριμένο περιστατικό — SMOP (Ελβετία), R2GATE (Δημοκρατία της Κορέας), coDiagnostix ή 3Shape (Δανία). Τόσο η Ελβετία όσο και η Δημοκρατία της Κορέας καλύπτονται από αποφάσεις επάρκειας της Ευρωπαϊκής Επιτροπής, οπότε η διαβίβαση αντιμετωπίζεται νομικά όπως μια διαβίβαση εντός της ΕΕ.
• Πουθενά αλλού. Η κατασκευή γίνεται εσωτερικά.

06Υπεργολάβοι επεξεργασίας

Οι παρακάτω φορείς ενδέχεται να επεξεργάζονται δεδομένα περιστατικών για λογαριασμό μας. Θα σας ενημερώσουμε πριν προσθέσουμε κάποιον νέο, ώστε να μπορείτε να εναντιωθείτε αν το απαιτούν οι δικές σας ρυθμίσεις.

07Μέτρα ασφάλειας

• Οι μεταφορές προς το σημείο μεταφόρτωσης είναι κρυπτογραφημένες κατά τη μεταφορά (TLS).
• Τα αρχεία γράφονται σε χώρο αποθήκευσης εκτός του δημόσιου web root, με τυχαιοποιημένο όνομα καταλόγου περιστατικού, ώστε κανένα αρχείο να μην είναι προσβάσιμο με μαντεψιά σε URL.
• Γίνονται δεκτοί μόνο επιτρεπόμενοι τύποι αρχείων, και κάθε μεταφόρτωση ελέγχεται ως προς το μέγεθος τμήμα προς τμήμα.
• Η πρόσβαση περιορίζεται στα ονομαστικά μέλη της ομάδας που εργάζονται στα περιστατικά.
• Τα δεδομένα των περιστατικών δεν αντιγράφονται σε προσωπικές συσκευές ή σε καταναλωτικές υπηρεσίες αποθήκευσης cloud.

08Πόσο καιρό διατηρούμε τα δεδομένα των περιστατικών

• Ακατέργαστη απεικόνιση και μοντέλα που ανεβάσατε — διατηρούνται όσο το περιστατικό είναι ενεργό και για 12 μήνες μετά την παράδοση, ώστε μια αναθεώρηση, μια επανακατασκευή ή ένα ερώτημα να μπορεί να απαντηθεί χωρίς να σας ζητήσουμε να ξαναστείλετε αρκετά gigabyte. Διαγράφονται μετά από αυτό.
• Ο σχεδιασμός και ο φάκελος κατασκευής — το αρχείο σχεδίασης, ο εγκεκριμένος σχεδιασμός και ο φάκελος του προϊόντος διατηρούνται για τουλάχιστον δέκα χρόνια μετά την παράδοση του οδηγού, επειδή ο Regulation (EU) 2017/745 απαιτεί από τον κατασκευαστή προϊόντος επί παραγγελία να τηρεί την τεκμηρίωση αυτή.
• Νωρίτερα, κατόπιν αιτήματος. Ως υπεύθυνος επεξεργασίας μπορείτε να μας δώσετε εντολή να διαγράψουμε δεδομένα περιστατικού ανά πάσα στιγμή, και θα το κάνουμε, εκτός από τις περιπτώσεις όπου ο παραπάνω φάκελος του προϊόντος πρέπει να διατηρηθεί από τον νόμο. Ζητήστε το και θα σας επιβεβαιώσουμε γραπτώς τι διαγράφηκε και τι κρατήθηκε.

09Αν κάτι πάει στραβά

Αν αντιληφθούμε παραβίαση που επηρεάζει τα δεδομένα των περιστατικών σας, θα σας ενημερώσουμε χωρίς αδικαιολόγητη καθυστέρηση και θα σας δώσουμε ό,τι χρειάζεστε για τη δική σας αξιολόγηση — τι επηρεάστηκε, πότε, πόσοι ασθενείς, και τι κάναμε εμείς. Ενημερώνουμε εσείς, επειδή ως υπεύθυνος επεξεργασίας η υποχρέωση γνωστοποίησης προς την εποπτική αρχή εντός 72 ωρών βαρύνει εσάς, όχι εμάς.

10Η σύμβαση επεξεργασίας

Το Άρθρο 28 του GDPR απαιτεί η σχέση υπευθύνου επεξεργασίας–εκτελούντος την επεξεργασία να στηρίζεται σε γραπτή σύμβαση. Πολλά ιατρεία, ιδίως στη Γερμανία και στην Ολλανδία, θα θέλουν να την έχουν στο αρχείο τους πριν στείλουν το πρώτο περιστατικό, και οι ελεγκτές τους θα τη ζητήσουν.

Την έχουμε έτοιμη. Ζητήστε την στο info@digitalguides.eu και θα σας τη στείλουμε για υπογραφή — χρειάζεται μία ημέρα, όχι έναν μήνα, και δεν χρειάζεται να διαπραγματευτεί πριν μας στείλετε ένα δοκιμαστικό περιστατικό, επειδή αυτή η σελίδα περιγράφει ήδη τους όρους που περιέχει.