Patiëntgegevens, correct behandeld.

01De korte versie

U bent de verwerkingsverantwoordelijke voor de gegevens van uw patiënt. Wij zijn uw verwerker. Wij gebruiken wat u ons stuurt alleen om de casus te plannen en te produceren waar u om heeft gevraagd, wij bewaren het binnen de EU, wij gebruiken het nergens anders voor, en wij verwijderen het wanneer u dat zegt.

U hoeft ons de naam van uw patiënt niet te sturen. Een casusreferentie is genoeg om te kunnen werken.

02Waarom de rollen ertoe doen

Een CBCT-volume is een gezondheidsgegeven — een bijzondere categorie persoonsgegevens onder artikel 9 van de AVG, strikter beschermd dan gewone persoonsgegevens. Wanneer u ons er een stuurt, moet de wet weten wie bepaalt wat ermee gebeurt.

Dat bent u. U bent de behandelaar; u heeft bepaald dat de scan noodzakelijk was, u heeft de behandelrelatie, en u bent de verwerkingsverantwoordelijke. Wij handelen uitsluitend op uw gedocumenteerde instructies, wat ons verwerker maakt in de zin van artikel 28.

Praktisch betekent dat drie dingen: u bent verantwoordelijk voor het hebben van een rechtsgrondslag voor de beeldvorming in de eerste plaats; u bent verantwoordelijk voor het informeren van uw patiënt dat een tandtechnisch laboratorium zijn gegevens verwerkt als onderdeel van de behandeling; en oefent uw patiënt een recht uit, dan doet hij dat tegenover u, niet tegenover ons — al helpen wij u bij het beantwoorden.

03Wat u moet doen voordat u uploadt

• Zorg dat uw eigen patiëntinformatie dit afdekt. In de privacyverklaring van uw praktijk hoort te staan dat beeld- en modelgegevens gedeeld kunnen worden met een tandtechnisch laboratorium of planningsdienst met als doel het ontwerpen van een chirurgische mal. De meeste doen dat al; controleer of de tekst laboratoria noemt.
• Pseudonimiseer waar u kunt. Vervang de naam van de patiënt door uw eigen casusreferentie. DICOM-headers bevatten standaard de volledige naam, de geboortedatum en soms het nationale zorgnummer — kan uw software bij export anonimiseren, gebruik dat dan. Wij kunnen prima werken met alleen een referentie.
• Stuur alleen wat de casus nodig heeft. Een volume van de hele kaak, de modellen, de beet en de relevante foto’s. Niet het volledige patiëntendossier.
• Vraag ons om de verwerkersovereenkomst als uw praktijk er een in het dossier nodig heeft. Zie paragraaf 10.

Stuurt u wel identificerende gegevens mee, dan is dat geen probleem — wij behandelen die onder dezelfde voorwaarden. Het is eenvoudigweg meer gegevens dan wij nodig hebben.

04Wat wij ermee doen

Uitsluitend en alleen het volgende, want dit zijn de instructies die de opdracht ons geeft:

• het volume segmenteren en registreren tegen uw oppervlaktescans;
• een prothetisch gedreven implantaat- of osteotomieplan opstellen;
• dat plan aan u publiceren ter beoordeling en schriftelijke goedkeuring;
• de mal en het bijbehorende protocolblad ontwerpen en produceren;
• het productiedossier bewaren dat wij als vervaardiger van een hulpmiddel naar maat wettelijk moeten bijhouden.

Wij gebruiken casusgegevens niet om software te trainen, wij gebruiken ze niet voor marketing, en wij publiceren geen beelden uit een casus — niet geanonimiseerd, niet in een lezing, niet op deze website — tenzij u ons schriftelijk toestemming heeft gegeven en heeft bevestigd dat uw patiënt daarmee heeft ingestemd.

05Waar het fysiek terechtkomt

• Onze eigen server, of onze eigen zakelijke cloudopslag. Uploads komen terecht in een map op onze server die niet aan het web wordt aangeboden, of in onze eigen Microsoft 365-tenant (OneDrive for Business), die contractueel aan de Europese Unie is gebonden en gedekt wordt door Microsofts addendum inzake gegevensbescherming en de EU-datagrens. Welke van de twee wordt gebruikt, hangt af van de omvang van de casus. Op beide plaatsen staan de bestanden op een locatie die niet bereikbaar is door een URL te raden, en alleen met naam aangewezen leden van ons team kunnen ze openen.
• Geen consumentenaccount voor bestandsdeling. Wij leiden casusbestanden niet via persoonlijke Dropbox-, consumenten-OneDrive-, consumenten-Google Drive- of WeTransfer-accounts, en wij vragen u dat ook niet te doen. Een zakelijke tenant die onder een verwerkersovereenkomst valt en een persoonlijk cloudaccount zijn juridisch niet hetzelfde, hoe gelijk ze op het scherm ook lijken.
• Het planningsplatform voor die casus — SMOP (Zwitserland), R2GATE (Republiek Korea), coDiagnostix of 3Shape (Denemarken). Zowel Zwitserland als de Republiek Korea vallen onder adequaatheidsbesluiten van de Europese Commissie, zodat de doorgifte juridisch wordt behandeld als een doorgifte binnen de EU.
• Nergens anders. De productie gebeurt in eigen huis.

06Subverwerkers

De onderstaande partijen kunnen casusgegevens namens ons verwerken. Wij melden het u voordat wij er een toevoegen, zodat u bezwaar kunt maken als uw eigen afspraken dat vereisen.

07Beveiligingsmaatregelen

• Overdrachten naar het uploadeindpunt zijn versleuteld tijdens transport (TLS).
• Bestanden worden opgeslagen buiten de openbare webroot, met een gerandomiseerde mapnaam per casus, zodat geen enkel bestand bereikbaar is door een URL te raden.
• Alleen toegestane bestandstypen worden geaccepteerd, en elke upload wordt stuk voor stuk op grootte gecontroleerd.
• De toegang is beperkt tot de met naam genoemde teamleden die aan casussen werken.
• Casusgegevens worden niet gekopieerd naar persoonlijke apparaten of consumenten-cloudopslag.

08Hoe lang wij casusgegevens bewaren

• Ruwe geüploade beelden en modellen — bewaard zolang de casus loopt en tot 12 maanden na levering, zodat een revisie, een remake of een vraag kan worden afgehandeld zonder u te vragen enkele gigabytes opnieuw te sturen. Daarna verwijderd.
• Het plan en het productiedossier — het ontwerpbestand, het goedgekeurde plan en het hulpmiddeldossier worden ten minste tien jaar bewaard nadat de mal is geleverd, omdat Regulation (EU) 2017/745 de fabrikant van een hulpmiddel naar maat verplicht die documentatie te bewaren.
• Eerder, op verzoek. Als verwerkingsverantwoordelijke kunt u ons op elk moment opdracht geven casusgegevens te verwijderen, en dat doen wij, behalve waar het hierboven genoemde hulpmiddeldossier wettelijk bewaard moet blijven. Vraag ernaar en wij bevestigen schriftelijk wat is verwijderd en wat is bewaard.

09Als er iets misgaat

Als wij op de hoogte raken van een inbreuk die uw casusgegevens raakt, stellen wij u zonder onnodige vertraging op de hoogte en geven wij u wat u nodig heeft om uw eigen beoordeling te maken — wat er is geraakt, wanneer, hoeveel patiënten, en wat wij hebben gedaan. Wij informeren u, want als verwerkingsverantwoordelijke rust de meldplicht van 72 uur aan de toezichthoudende autoriteit op u, niet op ons.

10De verwerkersovereenkomst

artikel 28 van de AVG vereist dat de verhouding tussen verwerkingsverantwoordelijke en verwerker op een schriftelijke overeenkomst berust. Vooral veel praktijken in Duitsland en Nederland willen die in hun dossier hebben voordat zij een eerste casus sturen, en hun praktijkauditors vragen ernaar.

Wij hebben er een klaarliggen. Vraag ernaar op info@digitalguides.eu en wij sturen die ter ondertekening — het kost een dag, geen maand, en er hoeft niet over onderhandeld te worden voordat u ons een testcasus stuurt, want deze pagina beschrijft de voorwaarden die erin staan al.