01Накратко
Вие сте администраторът на данните на Вашия пациент. Ние сме Вашият обработващ. Използваме изпратеното от Вас само за да планираме и произведем случая, който сте поръчали, съхраняваме го в рамките на ЕС, не го използваме за нищо друго и го изтриваме, когато ни кажете.
Не е необходимо да ни изпращате името на пациента си. Референтен номер на случая ни е достатъчен, за да работим.
02Защо ролите имат значение
CBCT обемът е здравни данни — специална категория лични данни съгласно член 9 от GDPR, защитена по-строго от обикновените лични данни. Когато ни изпратите такъв, законът трябва да знае кой решава какво се случва с него.
Вие сте. Вие сте лекуващият клиницист; Вие сте преценили, че сканът е необходим, Вие носите терапевтичното отношение и Вие сте администраторът. Ние действаме единствено по Ваши документирани указания, което ни прави обработващ по смисъла на член 28.
На практика това означава три неща: Вие отговаряте за наличието на законово основание за самото заснемане; Вие отговаряте да уведомите пациента си, че дентална лаборатория ще обработва данните му като част от лечението; и ако пациентът Ви упражни право, той го упражнява срещу Вас, а не срещу нас — макар че ще Ви помогнем да отговорите.
03Какво да направите, преди да качите
- Уверете се, че собствената Ви информация за пациентите го покрива. Уведомлението за поверителност на Вашата практика следва да посочва, че данните от изображения и модели може да бъдат споделяни с дентална лаборатория или служба за планиране с цел проектиране на хирургичен шаблон. Повечето вече го правят; проверете дали текстът споменава лаборатории.
- Псевдонимизирайте, където е възможно. Заменете името на пациента със собствен референтен номер на случая. DICOM заглавките рутинно носят пълното име, датата на раждане, а понякога и националния здравноосигурителен номер — ако софтуерът Ви може да анонимизира при експорт, използвайте го. Ще работим напълно добре и само с референтен номер.
- Изпращайте само това, което случаят изисква. Обем на цялата челюст, моделите, захапката и съответните снимки. Не целият пациентски картон.
- Поискайте от нас споразумението за обработване ако практиката Ви се нуждае от такъв в досието си. Вижте раздел 10.
Ако все пак изпратите идентифициращи данни, това не е проблем — обработваме ги при същите условия. Просто са повече данни, отколкото са ни нужни.
04Какво правим с тях
Строго и единствено следното, защото това са указанията, които поръчката ни дава:
- сегментираме обема и го регистрираме спрямо Вашите повърхностни сканирания;
- изготвяме протетично ориентиран план за имплантите или остеотомията;
- публикуваме този план за Вас за преглед и писмено одобрение;
- проектираме и произвеждаме шаблона и придружаващия протоколен лист;
- съхраняваме производствената документация, която сме законово задължени да пазим като производител на изделие, изработено по поръчка.
Не използваме данните по случаите за обучение на софтуер, не ги използваме за маркетинг и не публикуваме изображения от случай — нито анонимизирани, нито в лекция, нито на този уебсайт — освен ако не сте ни дали писмено разрешение и не сте потвърдили, че пациентът Ви е дал съгласие.
05Къде отиват физически
- Нашият собствен сървър или нашето собствено бизнес облачно хранилище. Качванията попадат или в директория на нашия сървър, която не се обслужва в мрежата, или в нашия собствен тенант Microsoft 365 (OneDrive for Business), който е договорно обвързан с Европейския съюз и е покрит от допълнението за защита на данните на Microsoft и Границата за данни на ЕС. Кое от двете се използва зависи от размера на случая. И на двете места файловете се намират на място, което не може да бъде достигнато чрез отгатване на URL адрес, и само поименно определени членове на нашия екип могат да ги отварят.
- Не е потребителски акаунт за споделяне на файлове. Не пренасочваме файлове по случаи през лични акаунти в Dropbox, потребителски OneDrive, потребителски Google Drive или WeTransfer, и молим и Вие да не го правите. Бизнес тенант, уреден с договор за обработване на данни, и личен облачен акаунт не са едно и също нещо от правна гледна точка, колкото и да си приличат на екрана.
- Платформата за планиране за този случай — SMOP (Швейцария), R2GATE (Република Корея), coDiagnostix или 3Shape (Дания). И Швейцария, и Република Корея са обхванати от решения на Европейската комисия относно адекватното ниво на защита, така че преносът се третира по закон като пренос в рамките на ЕС.
- Никъде другаде. Производството се извършва на място.
06Подизпълнители
Посочените по-долу страни може да обработват данни по случаите от наше име. Ще Ви уведомим, преди да добавим нова, за да можете да възразите, ако собствените Ви договорености го изискват.
| Кой | За какво | Къде |
|---|---|---|
| Swissmeda AG (SMOP) | Планиране и онлайн преглед на случая | Швейцария — решение относно адекватното ниво на защита |
| MegaGen (R2GATE) | Планиране | Република Корея — решение относно адекватното ниво на защита |
| Dental Wings / Straumann (coDiagnostix) | Планиране и проектиране на шаблона | ЕС / Швейцария |
| 3Shape | Планиране и проектиране на шаблона | Дания — ЕС |
| Нашият хостинг доставчик | Съхранение на качените файлове по случая | Европейски съюз |
| Microsoft Ireland Operations Ltd | Съхранение на качените файлове по случаи в нашия тенант Microsoft 365 (OneDrive for Business) | ЕС — Граница за данни на ЕС |
07Мерки за сигурност
- Преносите към точката за качване са криптирани при пренос (TLS).
- Файловете се записват в хранилище извън публичната уеб директория, със случайно генерирано име на папката на случая, така че никой файл не е достъпен чрез отгатване на URL.
- Приемат се само разрешени типове файлове, а размерът на всяко качване се проверява част по част.
- Достъпът е ограничен до поименно посочените членове на екипа, които работят по случаите.
- Данните по случаите не се копират на лични устройства или в потребителски облачни хранилища.
08Колко дълго съхраняваме данните по случая
- Качени необработени изображения и модели — съхраняват се, докато случаят е активен, и 12 месеца след доставката, за да може ревизия, преизработка или запитване да бъдат обслужени, без да Ви молим да изпращате отново няколко гигабайта. След това се изтриват.
- Планът и производствената документация — файлът с дизайна, одобреният план и документацията на изделието се съхраняват най-малко десет години след доставянето на шаблона, защото Regulation (EU) 2017/745 изисква производителят на изделие, изработено по поръчка, да пази тази документация.
- По-рано, при поискване. Като администратор можете да ни укажете да изтрием данните по случая по всяко време и ние ще го направим, освен когато посочената по-горе документация на изделието трябва да бъде запазена по закон. Поискайте и ще потвърдим писмено какво е изтрито и какво е запазено.
09Ако нещо се обърка
Ако научим за нарушение, засягащо данните по Вашия случай, ще Ви уведомим без ненужно забавяне и ще Ви предоставим необходимото, за да направите собствена преценка — какво е засегнато, кога, колко пациенти и какво сме предприели. Уведомяваме Вие, защото като администратор задължението за уведомяване на надзорния орган в срок от 72 часа е Ваше, не наше.
10Споразумението за обработване
член 28 от GDPR изисква отношението администратор–обработващ да се основава на писмен договор. Много клиники, особено в Германия и Нидерландия, ще искат такъв в досието си, преди да изпратят първи случай, а одиторите на практиките им ще го изискат.
Имаме готово. Поискайте на info@digitalguides.eu и ще го изпратим за подпис — отнема ден, не месец, и не е нужно да бъде договаряно, преди да ни изпратите пробен случай, защото тази страница вече описва условията, които той съдържа.